ASIAKASREKISTERISELOSTE SEKÄ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN KUVAUS
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN KUVAUS
Kuvauksen tarkoitus on kuvata yrityksessä tapahtuvaa henkilötietojen käsittelytoimintoja ja varmistaa, että toiminta on lain mukaista ja turvallista sekä estää/poistaa tietovuotomahdollisuudet.
Henkilötietojen käsittelykuvausta täydennetään liitteenä olevalla käsittelytoiminnan selosteella (excel).
Käsittelykuvas ja seloste käydään läpi hallituksen kokouksessa vuosittain ja päivitetään aina sen mukaan, kun muutoksia tapahtuu.
Rekisterien käsittelijät
Rekisteritietoja käsittelevät vain RA-Sähkö Ky:n vastuuhenkilöt, joita sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Henkilötietojen säilytykseen ja käsittelyyn käytetään vain alla kuvattuja ohjelmistoja. Ohjelmistojen käyttäminen edellyttää henkilökohtaisia tunnuksia ja salasanoja, joita on vain yrityksen vastuuhenkilöillä.
Käsiteltäviä henkilötietoja ja toimintoja
- yhteydenottolomake
- sähköposti
- takuurekisteröintilomake
- puhelinnumero
Web-sivuston yhteydenottolomakkeet
Yhteydenottolomakkeen täyttäminen ja lähettäminen tapahtuu www.ra-sahko.fi sivustolla ja sen täyttäminen on täysin vapaaehtoista. Yhteydenottolomakkeen kautta asiakas voi ottaa helposti yhteyttä yritykseen ja lähettää kysymyksiä.
Sähköposti
Sähköpostin vastaanottamiseen ja lähettämiseen käytetään Suomen Hostingpalvelu Oy:n ohjelmistoa, jonka yhteydet ovat salatut. Hostingpalvelun salasanat ja tunnukset ovat vain RA-Sähkö Ky:n vastuuhenkilöiden käytössä, joita sitoo vaitiolovelvollisuus.
Takuurekisteröintilomake
ASIAKASREKISTERISELOSTE
Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste
Rekisterinpitäjä
RA-Sähkö Ky
Ottilantie 6,
26820 RAUMA
Rekisteriä hoitava taho
Asiakaspalvelu / RA-Sähkö Ky
Ottilantie 6,
26820 RAUMA
info@ra-sahko.fi
Rekisterin nimi
asiakasrekisterit
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on RA-Sähkö Kyn ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hoito ja ylläpito, asiakasyhteydenpito ja markkinointi. Rekisterin tietoja käytetään yrityksen omaan suoramarkkinointiin, jollei asiakas ole suoramarkkinointia kieltänyt.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä
Rekisteri voi sisältää henkilötietoja asiakkaista.
Kuvaus rekisteröityihin liittyvistä tiedoista
Rekisteri saattaa sisältää seuraavia tietoja:
Asiakastiedot, kuten
- Henkilön etu- ja sukunimi
- henkilötunnus
Yhteystiedot, kuten:
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Matkapuhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Asiakasnumero
Säännönmukaiset tietolähteet
- web-sivuston yhteydenottolomakkeet
- sähköposti
- takuurekisteröintilomake
- kyselyt ja arvonnat
- puhelin
- myynti- ja markkinointi-tilaisuudet
Yhteys- ja asiakastietoja voidaan kerätä myös erilaisilla markkinointikampanjoilla.
Markkinointikielto tallennetaan asiakkaan erillisen ilmoituksen perusteella.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjän tietojärjestelmä ja tiedostot on suojattu yritystoiminnassa normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka myönnetään vain rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvalle tai konsernin lukuun toimivalle palvelun tuottajalle, jonka asemaan ja tehtäviin mainittu käyttöoikeus ja henkilötietojen käsittely liittyvät. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä.
Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle taholle (ks. kohta Rekisteriä hoitava taho).
Tiedon korjaaminen
Rekisteriä hoitava taho oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan tahoon tiedon korjaamiseksi (ks.kohta Rekisteriä hoitava taho).